Allmänna handlingar

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Vanligen är det ett pappersdokument, till exempel ett brev, protokoll, beslut med mera. Det kan också handla om e-post, video, bandupptagningar, datafiler eller cd-rom.  Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där. Allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem. För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos kommunen. Detta innebär att den ska finnas i kommunens lokaler eller att kommunen ska ha tillgång till handlingen.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar" när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten. En särskild lag, offentlighets och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det. Om kommunen inte lämnar ut en handling, med hänvisning till att den är sekretessbelagd, har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar beslutet.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Personalen har dock rätt till en skälig tid för att söka och ta fram handlingar.

Får jag ta med dem hem?

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunfullmäktige i Ale kommun har bestämt vad det kostar att kopiera handlingar. Här hittar du information om kostnader.

Får jag vara anonym?

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om varför du vill ta del av allmänna handlingar. Endast i det fall de handlingar du önskar ta del av omfattas av sekretess får en tjänsteman fråga dig om din identitet och ditt syfte för att kunna avgöra om sekretessen kan hävas eller inte.

Kan jag klaga?

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos Kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.

Vad ska jag mer tänka på?

Även din egen korrespondens (brev, fax, e-post osv) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos nämnden.