Så fattas ett beslut

Här beskriver vi hur ett ärende kan uppstå, behandlas och avslutas.

En handling kommer in till kommunen från någon myndighet, företag eller privatperson. Det kan till exempel vara en ansökan från en privatperson, eller en skrivelse från en myndighet. Det kan också vara ett mejl eller något som någon tjänsteman har lagt märke till.
En registrator registrerar handlingen i kommunens diarium. Handlingen blir antingen ett nytt ärende eller så påförs den ett ärende som redan finns. Handlingen får på så sätt ett ärendenummer.
Om det behövs synpunkter från berörda (det kan vara en annan myndighet, privatperson med mera) så skickas en remiss där de berörda ges möjlighet att kommentera.
Det kommer svar på remissen.
En tjänsteman inom ansvarig nämnds förvaltning bereder ärendet; vilket innebär att ta fram fakta och ett förslag till beslut.
När ett ärende är färdigberett ska den politiska nämnden ta ett beslut. Ärendet sätts upp på en ärendelista vid ett av nämndens möten, materialet skickas ut till nämndens politiker så de kan läsa på innan mötet.
Nämnden beslutar om ärendet på mötet. Alla beslut ska finnas med i mötesprotokollet.
Förvaltningen gör det som nämnden har beslutat och skickar en kopia på beslutet till de som berörs. Till exempel meddelar om svaret blev ja eller nej på en ansökan.
När beslut har tagits avslutas ärendet och handlingarna arkiveras. Till exempel finns gamla bygglovshandlingar i sektor samhällsbyggnads bygglovsarkiv.